Informationshilfe und hoheitliche Entscheidung trennen
Eine Assistenz kann interne Handreichungen erschließen oder Textentwürfe vorbereiten. Die Bewertung eines individuellen Verwaltungsfalls verlangt zusätzliche Anforderungen und Zuständigkeiten. Bereits im Pilot muss klar sein, wer Ergebnisse prüft und welche Nutzung ausgeschlossen ist. Ein Entwurf sollte nicht unbemerkt als verbindliche Auskunft an Bürgerinnen und Bürger gelangen.
Schutzbedarf vor der Technik bestimmen
Nicht alle Unterlagen dürfen an denselben Dienst übermittelt werden. Zu berücksichtigen sind personenbezogene Daten, dienstliche Vertraulichkeit und mögliche weitere Schutzanforderungen. Dazu kommt die Frage, ob Dokumentauszüge in Protokollen oder Suchindizes gespeichert werden. Die Datenflussübersicht sollte deshalb die gesamte Anwendung umfassen, einschließlich externer Hilfsdienste.
Antworten nachvollziehbar und begrenzt halten
Bei der Wissenssuche sollten Fundstellen, Gültigkeit und offene Fragen erkennbar sein. Enthält eine Quelle einen Fehler oder eine manipulative Anweisung, darf sie keine zusätzlichen Rechte erzeugen. Die technische Berechtigungsprüfung bleibt Aufgabe der Anwendung. Ein Modell erhält nur die Informationen und Werkzeuge, die für den zulässigen Vorgang erforderlich sind.
Beispiel: Interne Verfahrenshinweise finden
Ein Pilot durchsucht freigegebene allgemeine Arbeitsanweisungen ohne personenbezogene Fallakten. Mitarbeitende vergleichen die Antworten mit bekannten Fundstellen. Veraltete Hinweise und uneindeutige Begriffe werden gezielt getestet. So lässt sich ein Recherchegewinn ermitteln, bevor sensible Verfahren oder individuelle Entscheidungen einbezogen werden.
Womit Sie sinnvoll beginnen können
- Fachliche Aufgabe, Datenumfang und ausgeschlossene Nutzung schriftlich festlegen.
- Datenschutz, Informationssicherheit und zuständige Fachstellen früh einbeziehen.
- Gültigkeit, Quellen und Verhalten bei fehlendem Wissen prüfen.