Aus Dokumenten werden auffindbare Abschnitte
Lange Dateien werden in kleinere Einheiten zerlegt. Dabei sollten Überschriften, Gültigkeitsdaten und Tabellenzusammenhänge erhalten bleiben. Zu kleine Abschnitte verlieren Kontext; zu große enthalten viel Ablenkung. Die passende Aufteilung lässt sich mit typischen Fragen testen. Besonders wichtig sind gescannte Dokumente, deren Texterkennung Fehler oder eine falsche Lesereihenfolge erzeugen kann.
Berechtigungen gehören in den Suchvorgang
Ein Nutzer darf nicht deshalb vertrauliche Inhalte sehen, weil eine Antwort sie freundlich zusammenfasst. Der Zugriff muss bereits beim Ermitteln der Treffer eingeschränkt sein. Das gilt auch für aussagekräftige Dateinamen und Vorschauen. Werden Dokumente gelöscht oder Berechtigungen geändert, muss diese Änderung im Index ankommen.
Antworten und Suche getrennt bewerten
Eine falsche Antwort kann entstehen, weil das richtige Dokument nicht gefunden wurde oder weil das Modell passende Quellen falsch verarbeitet. Deshalb sollten Suchtreffer und Antwortqualität getrennt gemessen werden. Ein hilfreicher Prüfdatensatz enthält Fragen mit bekannten Quellen, mehrdeutige Begriffe und Fälle, in denen keine zulässige Antwort vorhanden ist.
Beispiel: Vertragsnachträge richtig einordnen
Ein Mitarbeiter fragt nach der aktuell geltenden Kündigungsfrist. Die Anwendung muss Hauptvertrag und spätere Nachträge berücksichtigen, statt nur den sprachlich ähnlichsten Absatz auszuwählen. Die Antwort nennt die maßgebliche Fundstelle und ihren Stand. Wenn widersprüchliche Dokumente vorliegen, ist eine Rückfrage hilfreicher als eine scheinbar eindeutige Frist.
Womit Sie sinnvoll beginnen können
- Repräsentative Fragen mit geprüften Fundstellen sammeln.
- Aktualisierung, Löschung und Rechteänderung im Suchindex testen.
- Trefferqualität und fachliche Richtigkeit getrennt verbessern.